PROTOKÓŁ Nr 7/07/2018 – zanonimizowany
z posiedzenia Rady Nadzorczej SM POLFA
z dnia 26.07.2018 r.

Obecni na posiedzeniu:

Piotr Krawczak – Przewodniczący RN
Krzysztof Głaszcz – Z-ca Przewodniczącego RN
Elżbieta Burek – Sekretarz RN
Krzysztof Stefański – Członek RN

W posiedzeniu uczestniczyli:

Grażyna Kowalczewska – Prezes Zarządu SM POLFA
Zbysław Wojnicki – Członek Zarządu SM POLFA

Porządek obrad:

1. Otwarcie posiedzenia.
2. Zatwierdzenie porządku posiedzenia.
3. Przyjęcie protokołu z poprzedniego posiedzenia Rady Nadzorczej z dnia 12.06.2018 r.
4. Omówienie przebiegu prac remontowych.
5. Sprawy bieżące.
6. Podjęcie uchwały w sprawie premii dla Prezes Zarządu.
7. Ustalenie terminu następnego posiedzenia Rady, zamknięcie posiedzenia.

Ad. 1 i 2

Przewodniczący RN P. Piotr Krawczak otworzył posiedzenie Rady Nadzorczej i przedstawił Program posiedzenia. Pani Prezes wniosła o uzupełnienie porządku obrad o rozpatrzenie spraw kadrowych. Rada postanowiła ująć proponowany temat w porządku obrad następnego posiedzenia jednocześnie przyjmując jednogłośnie przedstawiony przez P. Przewodniczącego porządek obrad.

Ad. 3.

Przewodniczący RN odczytał Protokół Nr 6 z posiedzenia Rady Nadzorczej w dn. 12.06.2018 r., który został przyjęty jednogłośnie.

Ad. 4.

1. Pani Prezes poinformowała o przebiegu przeglądu instalacji CO. Pomimo pewnych problemów, termin zakończenia przeglądu ustalony na 16 lipca został dotrzymany (choć w kilku mieszkaniach nie udało się przeprowadzić inwentaryzacji). Najlepsza sytuacja – w zakresie stanu instalacji – jest w budynkach nr 3 i 9 przy ul. Baśniowej. Generalnie stwierdzono konieczność wymiany wszystkich złączek (zarówno w mieszkaniach, jak i na pionach). Zarząd Spółdzielni – po dokonaniu analizy otrzymanej oferty – zawrze umowę wykonania usługi w przedmiotowym zakresie. Ponadto, prowadzone są rozmowy mające na celu zawarcie umowy z tą firmą w zakresie świadczenia usługi konserwacji instalacji CO, obejmującą również usuwanie awarii (analogiczny zakres, jak w ofercie LPEC, tj. gotowość, wykonywanie usługi w terminie określonym w umowie z uwzględnieniem wykonania przeglądu instalacji po zakończonym sezonie grzewczym). Miesięczny koszt katalogu usług objętych umową to 850,00 zł netto. Dodatkowe koszty będą naliczane za materiały.
2. Pani Prezes przedstawiła stopień zaawansowania prac remontowych. Największe trudności wystąpiły w znalezieniu wykonawcy remontu kominów. Z informacji Zarządu wynika, że 14 firm oglądało przedmiot remontu, jednakże żadna z nich nie przedłożyła oferty na wykonanie usługi. W świetle powyższego Rada zobowiązała Zarząd do przeprowadzenia prac zabezpieczających do czasu remontu.
3. Nie znaleziono również wykonawcy na remont dachu na budynku przy ul. Śnieżyńskiego 6. Firmy wskazane przez mieszkańców budynku również nie podjęły się wykonania remontu.
   W związku z przedstawionymi problemami w znalezieniu wykonawcy poszczególnych remontów, Rada Nadzorcza zobowiązała Zarząd do przygotowania ofert przetargowych tak, aby we wrześniu mogłyby być ogłoszone przetargi na wykonanie usług w roku przyszłym.

Ad. 5.

1. Pani Prezes poinformowała o zmianie firmy wywożącej odpady, tj. od lipca nieruchomości Spółdzielni obsługuje firma Kom-Eko S.A., o czym Spółdzielnia nie była poinformowana. Na stronie internetowej Spółdzielni ma zostać zamieszczony harmonogram wywozu odpadów, w tym wielko-gabarytowych.
2. Rada została poinformowana o ofercie złożonej przez firmę Techem na odczyt ciepłomierzy za cenę 12,00 zł rocznie od ciepłomierza. Umowa z firmą Techem obejmować ma również opracowanie współczynników ciepła, co nie wiązałoby się z dodatkowymi kosztami. P. K. Głaszcz zaproponował zorganizowanie przez Zarząd spotkania z mieszkańcami celem poinformowania o tej ofercie i uzyskania akceptacji na ponoszenie przez mieszkańców kosztów z tego tytułu.
3. P. Prezes poinformowała Radę Nadzorczą o zmianach kadrowych na stanowisku Gł. Księgowego Spółdzielni, tj. o odejściu P. Marzanny Kuśmierzak. Obowiązki Gł. Księgowego z dniem 1 lipca 2018 roku przejęła P. Izabela Wiśniecka W związku ze zmianą stanowiska, jak również faktem braku zatrudnienia nowej osoby w dziale księgowości, Zarząd podjął decyzje o zmianach wynagrodzenia dla pracowników tego działu.

Ad. 6.

Rada Nadzorcza podjęła Uchwałę Nr 09/07/2018 w sprawie przyznania kwartalnej premii dla Prezes Zarządu w wymiarze 10 % wynagrodzenia.

Ad. 7.

Rada wyznaczyła termin kolejnego posiedzeń na 20.08.2018 r. (poniedziałek) na godz. 18.00.
W związku z wyczerpaniem porządku obrad, Przewodniczący Rady Nadzorczej zamknął posiedzenie.