PROTOKÓŁ Nr 9/09/2018 ( zanonimizowany)
z posiedzenia Rady Nadzorczej SM POLFA
z dnia 13.09.2018 r.

Obecni na posiedzeniu:

Piotr Krawczak – Przewodniczący RN
Krzysztof Głaszcz – Z-ca Przewodniczącego RN
Elżbieta Burek – Sekretarz RN
Maria Oleszek – Członek RN
Krzysztof Stefański – Członek RN

W posiedzeniu uczestniczyli:

Grażyna Kowalczewska – Prezes Zarządu SM POLFA
Piotr Rakowski – Członek Zarządu SM POLFA
Zbysław Wojnicki – Członek Zarządu SM POLFA
Izabela Wiśniecka – Główny Księgowy SM POLFA

Porządek obrad:

1. Otwarcie posiedzenia.
2. Zatwierdzenie porządku posiedzenia.
3. Przyjęcie protokołu z poprzedniego posiedzenia Rady Nadzorczej z dnia 20.08.2018r.
4. Omówienie projektu Planu rzeczowo-finansowego SM POLFA na 2019 rok oraz podjęcie uchwał w sprawie:
   a) planu kosztów zarządu na 2019 rok;
   b) planu kosztów eksploatacji na 2019 rok;
   c) zmiany wysokości składników eksploatacyjnych.
5. Sprawy bieżące.
6. Ustalenie terminu następnego posiedzenia Rady Nadzorczej.
7. Zamknięcie posiedzenia.

Ad. 1 i 2.

Przewodniczący RN P. Piotr Krawczak otworzył posiedzenie Rady Nadzorczej i przedstawił Program posiedzenia. Przedstawiony porządek obrad został przyjęty jednogłośnie.

Ad. 3.

Przewodniczący RN odczytał Protokół Nr 8/08/2018 posiedzenia Rady Nadzorczej w dn. 20.08.2018r., który został przyjęty jednogłośnie.

Ad. 4.

• 4.1. RN zapoznała się z przedłożonym przez Zarząd Planem rzeczowo-finansowym Spółdzielni POLFA na 2019 rok. Zostały omówione poszczególne pozycje kosztów zarządu obciążających eksploatację. Rada Nadzorcza nie przyjęła proponowanego przez Zarząd podwyższenia stawki kosztów zarządu za 1 m². Stawka pozostanie na dotychczasowym poziomie 1,13 zł/m². Rada Nadzorcza postanowiła, że ujęty w Planie wzrost kosztów zarządu w stosunku do 2018 roku (19.978,00 zł) zostanie pokryty ze zgromadzonych nadwyżek z poprzednich lat z tytułu przychodów z opłat eksploatacyjnych, do czego obliguje art. 6 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych.
• 4.2. Omówione zostały pozycje kosztów eksploatacyjnych na poszczególnych nieruchomościach SM POLFA. RN przyjęła wprowadzenie następujących zmian dla poszczególnych nieruchomości:
  a) Al. Kraśnicka (Farmaceutyczna nr 4 i Śnieżyńskiego nr 8 i nr 10) – podwyżka o 0,05 zł w pozycji wynagrodzenia i narzuty ( 0,29 zł do 0,34 zł) oraz zmiana stawki odpisu na fundusz remontowy dla całej nieruchomości wielobudynkowej z 0,70 zł na 1,00 zł m² (podwyżka o 0,30 zł) w związku z koniecznością gromadzenia środków na planowane remonty. Obniżeniu ulegną koszty niezależne od Spółdzielni w pozycji zaliczka na gaz (kuchenki) dla poszczególnych nieruchomości o odpowiednio: 0,50 zł, 0,30 zł i 1,60 zł.
  b) Al. Kraśnicka (Śnieżyńskiego nr 6) – podwyższenie o 0,05 zł w pozycji wynagrodzenia i narzuty, obniżenie stawki odpisu na fundusz remontowy o 0,50 zł do poziomu 1,50 zł.
  c) Rogatka Warszawska – Czeremchowa 12 – obniżenie o 0,04 zł stawki w pozycji „wynagrodzenia i narzuty” (z 0,40 zł do 0,36 zł); w kosztach niezależnych od Spółdzielni obniżenie zaliczki na centralne ogrzewanie o 0,30 zł (z 2,70 zł do 2,40 zł) z uwagi na obniżenie zamówionej mocy grzewczej w LPEC (w oparciu o poziom zużycia w minionym sezonie grzewczym).
  d) Rogatka Warszawska – Czeremchowa 18 (bud. 2, 3 i 3 a) i Baśniowa 3) – obniżenie o 0,04 zł stawki w pozycji „wynagrodzenia i narzuty” (z 0,40 zł do 0,36 zł); w części kosztów niezależnych od Spółdzielni obniżenie stawek w pozycji: zaliczka na podgrzanie wody o 2,50 zł/ m³ (z 27,50 zł do 25,00 zł) oraz zaliczka na centralne ogrzewanie odpowiednio o: 0,40 zł (z 2,80 zł do 2,40 zł); 0,30 zł (z 2,70 zł do 2,40 zł); 0,40 zł (z 2,80 zł do 2,40 zł); 0,20 zł (z 2,30 zł do 2,10 zł).
  e) Rogatka Warszawska – Baśniowa 9 – obniżenie o 0,04 zł stawki w pozycji „wynagrodzenia i narzuty” (z 0,40 zł do 0,36 zł) oraz o 0,05 zł stawki w pozycji „ konserwacja budynku cw”. Obniżeniu ulegną koszty niezależne od Spółdzielni w pozycji: „zaliczka na podgrzanie wody” o 2,00 zł /m³ (z 28,00 zł do 26,00 zł) oraz „zaliczka na centralne ogrzewanie” o 0,30 zł (z 2,80 zł do 2,50 zł) .
• 4.3. W związku z podjęciem przez Radę Nadzorczą decyzji o pozostawieniu stawki kosztów zarządu na dotychczasowym poziomie (pkt ppkt 4.1. niniejszego Protokołu), Rada zdecydowała, że uchwały:
  a) w sprawie planu kosztów zarządu na rok 2019 ;
  b) w sprawie planu kosztów eksploatacji na 2019 rok;
  c) w sprawie zmiany wysokości składników opłat eksploatacyjnych na 2019 rok
  podjęte zostaną na najbliższym posiedzeniu RN – po przeliczeniu finansowania części kosztów roku 2019 z nadwyżki przychodów z lat poprzednich.
• 4.4. Rada Nadzorcza przyjęła wyśnienia Głównej Księgowej odnośnie rozbieżności w wielkościach ujętych w pozycji kosztów podgrzania wody wg stanu na 30.06.2018r (realizacja wniosku z poprzedniego posiedzenia Rady).

Ad. 5.

W ramach spraw bieżących Pani Prezes omówiła i wskazała na następujące kwestie:

• 5.1. W związku z problemami, jakie wystąpiły w zakresie odbioru odpadów komunalnych przez firmę KOM-EKO Zarząd Spółdzielni w dn. 07.09.2018r. wystosował oficjalne wystąpienie do Wydziału Ochrony Środowiska Urzędu Miasta Lublin wraz z dokumentacją fotograficzną śmietników i ich otoczenia. Wystąpienie dotyczy zwiększenia częstotliwości wywozu szkła lub dodatkowego pojemnika. Zarząd otrzymał z Wydziału telefoniczną informację o realizacji wniosku. Sposób realizacji będzie monitorowany.
• 5.2. Rada została poinformowana, że z powodu braku wykonawcy w roku 2018 nie zostanie przeprowadzony remont kominów i czapek kominowych w budynkach przy ul. Czeremchowej.
• 5.3. Pani Prezes przedłożyła pismo z dn. 10.09.2018r. P.xxxxxxxxxx adresowane do Rady Nadzorczej w sprawie wyjaśnienia wysokiej dopłaty (1.721,00 zł) za ogrzewanie. Skarżąca odnosi poziom swoich kosztów do kosztów, jakie ponoszą sąsiedzi. Jak wynika z przedłożonej korespondencji, pismo do RN nie jest pierwszym w powyższej kwestii. Reklamacja była skierowana w dn. 12.03.2018r. do firmy Techem, która zajmuje się rozliczaniem kosztów ogrzewania z uwzględnieniem wskazań podzielników. Z odpowiedzi Techem z dn. 12.04.2018r. wynika, że koszty ogrzewania, jakie ponosi P. xxxxxxxxxx w ciągu ostatnich 3 lat (2015, 2016 i 2017) zawsze były najwyższe w budynku, w którym znajduje się lokal mieszkalny. Weryfikowane były również wszystkie czynniki, które mogłyby wpływać na istotny wzrost kosztów ogrzewania. Rada Nadzorcza zobligowała Zarząd do udzielania odpowiedzi Skarżącej, że weryfikacja czynników wpływających na poziom zużycia ciepła i generowania wysokich kosztów z tego tytułu zostanie przez Spółdzielnię przeprowadzona po rozpoczęciu sezonu grzewczego. Weryfikacja uwzględnić ma również racjonalne gospodarowanie ciepłem przez zajmującą lokal mieszkalny,
• 5.4. Pani Prezes zwróciła się do Rady Nadzorczej o wyrażenie zgody na udział w szkoleniach w dniach 26-29.09.2018r. (26.09. szkolenie w zakresie prowadzenia książek obiektów budowlanych oraz 27-29.09. – udział w kongresie federacji stowarzyszeń zawodów nieruchomościowych) w ramach delegacji służbowej (koszty udziału pokryte przez uczestniczącą). Rada wyraziła zgodę.
• 5.5. Prezes Zarządu poinformowała Radę o braku reklamacji w zakresie wykonanego malowania klatek schodowych. Przegląd gwarancyjny zostanie przeprowadzony w ciągu roku do tego czasu zostaje zatrzymana kaucja na jakość wykonanej usługi.

Ad. 6 i 7.

Rada wyznaczyła termin kolejnego posiedzenia na 11.10.2018r. (czwartek) na godz. 18.00. Członkowie Rady Nadzorczej ustalili również, że przed posiedzeniem w dn. 11.10.2018r. zostanie zwołane posiedzenie RN z porządkiem obrad w sprawie podjęcia uchwał w zakresie:

1. planu kosztów zarządu na rok 2019;
2. planu kosztów eksploatacji na 2019 rok;
3. zmiany wysokości składników opłat eksploatacyjnych na 2019 rok;
4. zatwierdzenia struktury organizacyjnej Spółdzielni;
5. ustalenia wysokości wynagrodzenia Prezesa Zarządu,
   o terminie którego, Przewodniczący RN powiadomi Członków RN telefonicznie z zachowaniem terminu powiadomienia.

W związku z wyczerpaniem porządku obrad, Przewodniczący Rady Nadzorczej zamknął posiedzenie.