PROTOKÓŁ Nr 1/01/2018 – zanonimizowany
z posiedzenia Rady Nadzorczej SM POLFA
z dnia 16.01.2018r.

Obecni na posiedzeniu:

Piotr Krawczak – Przewodniczący RN
Krzysztof Głaszcz – Z-ca Przewodniczącego RN
Elżbieta Burek – Sekretarz RN
Maria Oleszek – Członek RN
Krzysztof Stefański – Członek RN

W posiedzeniu uczestniczyli:

Grażyna Kowalczewska -Prezes Zarządu SM POLFA
Zbysław Wojnicki – Członek Zarządu SM POLFA

Porządek obrad:

1. Otwarcie posiedzenia
2. Zatwierdzenie porządku posiedzenia
3. Przyjęcie protokołu z poprzedniego posiedzenia Rady Nadzorczej z dnia 12.12.2017r.
4. Zatwierdzenie Regulaminu Organizowania i Przeprowadzania Przetargów.. – podjęcie Uchwały.
5. Sprawy wniesione, w tym rozpatrzenie korespondencji.
6. Sprawy bieżące – informacja Zarządu.
7. Ustalenie terminu następnego posiedzenia
8. Zamknięcie posiedzenia

Ad. 1. i 2.
Przewodniczący RN P. Piotr Krawczak otworzył posiedzenie Rady Nadzorczej i przedstawił Program posiedzenia.
P. Prezes Zarządu wniosła o uzupełnienie porządku obrad o podjęcie przez Radę uchwały w sprawie uchylenia uchwały z dn. 13.01.1998r. w sprawie refundacji z funduszu remontowego za wymianę stolarki. Rada Nadzorcza postanowiła ująć powyższą kwestię w porządku obrad następnego posiedzenia Rady. Porządek obrad został przyjęty jednogłośnie.

Ad. 3.
Przewodniczący RN odczytał Protokół Nr 16 z posiedzenia Rady w dn. 12.12.2017r., który został przyjęty jednogłośnie.

Ad. 4.
Rada Nadzorcza omówiła przedłożony przez Zarząd projekt Regulaminu organizowania i przeprowadzania przetargów na roboty, dostawy i usługi w Spółdzielni Mieszkaniowej Polfa w Lublinie” wnosząc wprowadzenie następujących zmian w zapisach postanowień:

4.1. Zmiana tytułu Regulaminu na następujący: „Regulamin udzielania zamówień, organizowania i przeprowadzania przetargów w Spółdzielni Mieszkaniowej Polfa w Lublinie” , co jest podyktowane tym, że dotychczasowy tytuł nie uwzględniał zakresu zagadnień, które zostały w Regulaminie unormowane.
4.2. § 1 ust. 1 – Wykreśla się część zapisu po słowie „Spółdzielni”.
4.3. § 3 ust. 2 otrzymuje brzmienie: „podczas wcześniejszej współpracy ze Spółdzielnią podjęli próby wykonania przedmiotu umowy niezgodnie z jej postanowieniami”.
4.4. § 4 ust. 1. Wykreśla się słowa: „dla oferentów”.
4.5. § 5:

a) ust. 2 pkt 2 – słowa „Główna księgowa” zastępuje się słowami: „Pracownik działu księgowego”.
b) ust. 4 pkt 1 otrzymuje brzemiennie: „ubiegają się o udział w postępowaniu przetargowym oraz osoby powiązane z oferentem”.

4.6. § 7 ust. 2 – Wykreśla się drugie zdanie rozpoczynające się od słów „Referencje powinny …” .
4.7. § 8 ust. 3 – Wykreśla się.
4.8. § 9 ust. 3 – Słowa „budynku Zarządu” zastępuje się słowami: „w siedzibie”.
4.9. § 10 – wprowadza się nowy ust. 1 w brzmieniu: „ Realizacja zamówień przez SM „Polfa” w trybie przetargu (nieograniczonego i ograniczonego) ma zastosowanie do zamówień o wartości przekraczającej 10 000 zł netto.” Zmienia się numerację dotychczasowych ustępów: 1-5 na 2-6 odpowiednio.
4.10. § 10 ust. 10 – słowo „swojej” zastępuje się słowami: „na tablicy ogłoszeń”.
4.11. § 20 ust. 2 – zdanie wprowadzające wraz z tiret pierwsze otrzymuje brzmienie:
„Wybór oferenta w trybie zapytania o cenę ma zastosowanie gdy:
– wartość zamówienia usług i prac budowlano-konserwatorskich nie przekracza kwoty 10 tys. zł netto.”.

Rada Nadzorcza Uchwałą Nr 1/01/2018 przyjęła Regulamin uwzględniający ww wymienione zmiany zapisów.

Ad. 5.
Rada Nadzorcza zapoznała się pismem z dn. 22.12.2017r. (wpływ do Spółdzielni 29.12.2017r.) będące odpowiedzią na przekazane przez Spółdzielnię wyjaśnienia uzasadniające wprowadzenie zmian stawek eksploatacyjnych. nadal podważa zasadność wprowadzonych zmian i składa deklarację wnoszenia opłat w wysokości przed zmianą. Rada Nadzorcza wniosła o przygotowanie przez Zarząd Spółdzielni odpowiedzi z uwzględnieniem stanowiska Radcy Prawnego w przedmiotowej sprawie.

Ad. 6.

6.1. Prezes Zarządu poinformowała Radę Nadzorczą o odpowiedzi Zarządu Dróg i Mostów w Lublinie Wydział Zarzadzania Ruchem z dn. 09.01.2018r. (wpływ do SM Polfa w dn. 12.01.2018r.) Odpowiedź wskazuje na brak możliwości wprowadzenia zmian w postaci ograniczeń w parkowaniu na ul. Śnieżyńskiego z uwagi na zapisy ustawy Prawo o ruchu drogowym.
6.2. Pani Prezes poinformowała o uzyskaniu przez Spółdzielnię zwrotu z ubezpieczenia kwot: 3.564,00 zł – w związku z remontem dachu na Śnieżyńskiego 6
2.052,00 zł – w związku szukaniem przyczyn awarii.
6.3. Prezes poinformowała o odbytym spotkaniu z LPEC, na którym poruszono kwestie:

a) pomieszczenia przy ul. Czeremchowej 18 przekazanego LPEC, a do którego wejście jest podtapiane. Uzgodniono konieczność zainstalowania pompki, która będzie wypompowywała pojawiającą się wodę.
b) konserwacji przez LPEC instalacji CO, na co LPEC nie wyraża zgody z uwagi na stwierdzoną obecność miedzi w instalacji na Baśniowej 3. Problem rozwiązałaby stacja uzdatniania wody (koszt ok. 7 tys. zł). Rozmowy będą nadal prowadzone.

6.4. Pani Prezes omówiła problem z przejazdem przy garażach na ul. Czeremchowej 18. W trakcie prowadzonych prac teren został zniwelowany przez LPEC, co obecnie umożliwia przejazd od ul. Cisowej do Nałęczowskiej. Z uwagi na fakt, że teren nie znajduje się w zasobach Spółdzielni, nie może ona podjąć skutecznych działań blokujących ten przejazd.
6.5. Poinformowano o przygotowywanych zasadach rozliczania ciepłej wody do bloków na Czeremchowej 18 – mieszkania 63 – 92 oraz przy ul. Baśniowej 3 i 9.
6.6. Członkowie Rady Nadzorczej podnieśli kwestię zasad rozliczania dostaw ciepła z zastosowaniem podzielników i ciepłomierzy. Rada zwróciła się do Zarządu o przygotowanie na następne posiedzenie RN materiałów w formie symulacji rozliczania dla konkretnych budynków.

Ad. 7.
Kolejne posiedzenie Rada Nadzorcza wyznaczyła na 19.02.2018r. na godz. 18.00.

Ad. 9
W związku z wyczerpaniem porządku obrad, Przewodniczący Rady Nadzorczej zamknął posiedzenie.