PROTOKÓŁ Nr 4/04/2021 – zanonimizowany
z posiedzenia Rady Nadzorczej SM POLFA
z dnia 27.04.2021 r.

Członkowie RN:
Piotr Krawczak – Przewodniczący RN
Krzysztof Głaszcz – Z-ca Przewodniczącego RN
Elżbieta Burek – Sekretarz RN
Krzysztof Stefański – Członek RN
Maria Oleszek – Członek RN

Informacji udzielali:
Grażyna Kowalczewska – Prezes Zarządu SM POLFA
Izabela Wiśniecka – Główny Księgowy SM POLFA

Porządek posiedzenia:

1. Przyjęcie protokołu z poprzedniego posiedzenia RN w dn. 29.03.2021r.
2. Podjęcie uchwał w sprawie:
   a) Zatwierdzenia poniesionych kosztów eksploatacji i utrzymania nieruchomości oraz wydatków z funduszu remontowego za IV kw 2020r.
   b) Przyznania premii za I kw 2021 roku Prezes Zarządu.
3. Zapoznanie się z wykazem zadłużeń wg stanu na 31.03.2021r.
4. Sprawy bieżące i wniesione.

W świetle ograniczeń związanych z pandemią – posiedzenie Rady Nadzorczej zostało przeprowadzone w trybie wymiany informacji i dokumentów drogą e-mail.

Ad. 1.
Rada Nadzorcza przyjęła Protokół Nr 003/03/2021 z posiedzenia Rady Nadzorczej odbytego w dniu 29.03.2021r. został przyjęty bez uwag.

Ad.2.

• 2.1. Rada Nadzorcza zapoznała się z przekazanymi materiałami dotyczącymi rozliczenia kosztów eksploatacji oraz wydatków z funduszu remontowego, w tym z wyjaśnieniami przekazanymi przez Gł. Księgową w zakresie przekroczeń na kosztach zarządu na poszczególnych nieruchomościach. Rada podjęła Uchwałę Nr 04/04/2021 w sprawie zatwierdzenia poniesionych kosztów eksploatacji i utrzymania nieruchomości oraz wydatków z funduszu remontowego za IV kwartał 2020 roku.
• 2.2. Rada Nadzorcza podjęła jednogłośnie Uchwałę Nr 05/04/2021 w sprawie przyznania Prezes Zarządu P. Grażynie Kowalczewskiej premii za I kwartał 2021 roku w wysokości 10 % wynagrodzenia wynikającego ze stawki osobistego zaszeregowania.

Ad. 3.
Rada Nadzorcza zapoznała się z wykazem zadłużeń wg stanu na 30.03.2021r. Zestawienie zaległości przedłożone Radzie zawiera 17 pozycji i dotyczy właścicieli, których zaległość na dzień sprawozdawczy wynosiła 1.000,00zł i więcej. Łączna kwota zadłużenia ujęta w przedmiotowym zestawieniu opiewa na 28.180,60 zł i w przypadku 3 właścicieli zaległości przekraczają 6 miesięcy. W stosunku do 7 właścicieli wysłano wezwania do zapłaty. Do dnia przekazania informacji Radzie Nadzorczej, dokonano wpłat na łączną kwotę 9.102,84 zł.

Rada proponuje, aby w sytuacji gdy zadłużenie opiewa na 2.000,00 zł i więcej i jednocześnie brak reakcji na wezwanie do zapłaty należy kierować sprawę do sądu.
Rada zwraca uwagę na dużą liczbę zaległości czynszowych na nieruchomości przy ul. Czeremchowej nr 18 (10 z 17 pozycji).
Na dzień sprawozdawczy prowadzone były 4 sprawy sądowe. Niepokojącym – w ocenie Rady Nadzorczej – jest kwota zaległości dla mieszkania przy ul. XXXXXX, tj. 42.439,30 zł, która jest w egzekucji komorniczej (zaległości sięgają 2014 roku).

Ad. 4.

• 4.1. W związku z rezygnacją P. Zbysława Wojnickiego z funkcji nieetatowego Członka Zarządu SM POLFA w Lublinie, Rada Nadzorcza ogłasza na osiedlu Aleja Kraśnicka nabór kandydatów. Chętni do objęcia tej funkcji mogą zgłaszać swoje kandydatury do biura SM POLFA lub drogą e-mail w terminie do 20 maja 2021 roku. Wymagania dla kandydatów powinny być podobne do wymagań dla prezesa Zarządu SM POLFA. Ogłoszenia w sprawie naboru kandydatów proponujemy zamieścić na stronie internetowej Spółdzielni, na drzwiach wejściowych do klatek schodowych, na tablicy ogłoszeń itp.
• 4.2. Rada Nadzorcza informuje o otrzymanych od mieszkańców bloków przy ul. Czeremchowej 12 i 18 uwagach o zbyt późnym powiadomieniu o rozpoczęciu prac remontowych, co istotnie wpłynęło na warunki pracy oraz nauki wykonywanej zdalnie w związku z pandemią.
• 4.3. Rada Nadzorcza wskazuje na potrzebę opracowania i wdrożenia unormowań w zakresie rozliczania zużycia energii elektrycznej w garażach, w których nie zostały zamontowane liczniki (obowiązujący Regulamin rozliczania zużycia energii elektrycznej w garażach SM POLFA ma zastosowanie do rozliczeń z właścicielami garaży, które posiadają liczniki). Powyższe jest niezbędne na wypadek niedochowania zasad przez nieuczciwych właścicieli.
• 4.4. Rada Nadzorcza wskazuje na pilną potrzebę, a wręcz niezwłoczne wykonanie naprawy schodów wejściowych do klatki nr IV w nieruchomości Czeremchowa 18.
• 4.5. W związku z planowanym wydzierżawianiem firmie DPD terenu pod automaty paczkowe Rada Nadzorcza wskazuje, aby przy wyborze lokalizacji uwzględnić uciążliwość dla mieszkańców.
• 4.6. Rada Nadzorcza ponownie przypomina o konieczności rozwiązania problemu z zanieczyszczaniem przez gołębie elewacji poszczególnych budynków w zasobach SM POLFA.

Na tym wyczerpano tematy przewidziane porządkiem obrad. Termin oraz tryb następnego posiedzenia ogłoszony będzie przez Przewodniczącego Rady w stosownym czasie.